Aufbewahrungfristen Akten 2021

Archivierung elektronisch gespeicherter Steuerdokumente

Das Finanzamt darf im Zuge einer Außenprüfung von jedem Steuerpflichtigen die Einsicht in dessen Datenverarbeitungssystem verlangen und sowohl dessen Nutzung als auch die erstellten Steuerdaten kontrollieren. Darüber hinaus kann die maschinelle Auswertung der Daten oder die Aushändigung eines Datenträgers mit den entsprechenden Informationen gefordert werden. Die Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren gilt auch dann, wenn das Datenverarbeitungssystem gewechselt wird oder Daten ausgelagert werden. Bisher musste dazu auch das System während der gesamten Zeitspanne erhalten werden; für Daten, deren Aufbewahrungsfrist nach dem 31.12.2020 beginnt, genügt es künftig, 5 Jahre nach einem Wechsel des Systems oder einer Auslagerung der Daten einen Datenträger mit den digital gespeicherten Steuerunterlagen bereitzuhalten. Die gesetzliche Regelung hierzu finden Sie im aktualisierten § 147 Abs 6 S. 6 AO sowie im Anwendungserlass zur Abgabenordnung im Art. 97 § 19b Abs. 2 AEAO.

Die Aufbewahrungsfrist beginnt grundsätzlich mit Ablauf des Kalenderjahres, in welchem die letzte Eintragung in laufend geführte Aufzeichnungen vorgenommen wurde; das heißt, nachdem die letzten Buchungen erfolgt sind, die Eröffnungsbilanz, der Jahresabschluss, das Inventar oder der Lagerbericht abgeschlossen ist. Für Geschäfts- oder Handelsbriefe gilt als Fristbeginn der Ablauf des Jahres, in welchem sie versandt oder empfangen worden sind. Bei Buchungsbelegen oder anderweitigen Unterlagen ist der Ablauf des Kalenderjahres, in welchem sie entstanden sind, ausschlaggebend. Wenn zum Beispiel die letzten Buchungen für 2009 im darauffolgenden Jahr 2010 vorgenommen wurden, dürfen ab dem 1.1.2021 sämtliche Unterlagen für 2009 vernichtet werden; denn die Aufbewahrungsfrist für die 2010 erstellten Daten beginnt mit dem Jahreswechsel 2010 / 2011, läuft 10 Jahre und endet somit zum Jahreswechsel 2020 / 2021. Danach ist die Aktenvernichtung von Rechtswegen möglich.
Hinweis: Falls das Finanzamt vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist, in unserem Beispiel also bis zum 31.12.2020, in Schriftform eine Außenprüfung ankündigt, verlängert sich die Frist entsprechend!